Das System muss zu jeder Zeit – nicht nur außerhalb der Kernarbeitszeiten – zügig auf Eingaben reagieren. Erzwungenes Warten nach Klicks verschwendet Arbeitszeit und sorgt für Frustration bei den Anwendern. Dadurch verringert sich die Arbeitszufriedenheit eklatant.

Das System muss Akten jeglichen Umfangs verarbeiten können. Vermeintlich „große“ Akten dürfen das System nicht an seine Grenzen bringen. Aktenversand und Akteneinsicht sind unverzichtbare Bestandteile einer elektronischen Akte, die unabhängig von der Datenmenge funktionieren müssen.

Das System muss zu jeder Zeit möglichst ausfallsicher bereitstehen. Ein Ausfall zentraler Komponenten, beispielsweise die Signaturen betreffend, steht dabei einem Komplettausfall gleich. Die Justiz braucht außerdem als Teil der kritischen Infrastruktur einen „Black Out-Plan“, für den Fall, dass es zu länger andauernden Stromausfällen kommt.

Standardtätigkeiten – vergleichbar dem Paginieren – sollten automatisiert oder durch Vorarbeiten der Programme unterstützt werden.

Beispiel: Ohne sinnvolle Bezeichnung der Dokumente kann eine elektronische Akte kaum, eine umfangreiche elektronische Akte nahezu gar nicht bearbeitet werden. Die Erzeugung der Bezeichnung (Metadatenpflege) bindet enorme Kapazitäten auf den Geschäftsstellen oder wird – schlimmstenfalls – nur unzureichend umgesetzt. Das Programm sollte anhand des Dokumenteninhalts Vorschläge machen.

Beispiel: Der elektronische Aktendeckel sollte sich automatisch füllen, damit der aktuelle Verfahrensstatus schnell und zutreffend erfasst werden kann. Zurzeit muss dieser händisch vom Fachverfahren übertragen werden.

Ziel jeglicher Digitalisierungsmaßnahmen sollte eine Arbeitserleichterung sein. Jede gewonnene Minute kann die Justiz sodann auf ihre Kernaufgaben verwenden und nicht auf das Klicken und Tippen am Computer.

Beispiel: Die elektronische Akte muss zügig und zielgenau durchsuchbar sein. Aktuell lässt sich innerhalb von Teilakten nach Stichworten suchen. Bereits eine Suche über Teilakten hinweg scheitert, weil die „Volltextsuche“ der gesamten Akte nur unverständliche Ergebnisse liefert, die nutzlos sind. Perspektivisch sollten auch Anfragen an die Akte möglich sein („Stelle alle Anträge des Klägers zusammen“; „Wo befinden sich Aussagen des Zeugen X?“).

Beispiel:Fachverfahren und elektronische Akte sollten nahtlos aufeinander abgestimmt sein. Es sollte beispielsweise in einem Zuge möglich sein, aus dem Fachverfahren heraus ein Dokument zu übergeben, zu signieren und sodann weiterzuleiten (wie ein „Multifunktionsbutton“) und nicht jeden dieser Schritte einzeln anzustoßen.

Beispiel (über die E-Akte hinausgehend): Die Anmeldedaten sollten vereinheitlicht oder reduziert werden. Ziel muss eine einmalige Anmeldung sein (Single Sign-On). Für die ordentliche Gerichtsbarkeit benötigt eine Richterin oder Richter aktuell vier Logindaten (Windows, forumSTAR, prime Web, demnächst KoPers.Digital), die zudem teilweise auch hinsichtlich des Nutzernamens abweichen und deren Passwörter nach unterschiedlich langer Zeit ablaufen.

Das Beheben von technischen Problemen ist keine richterliche Tätigkeit. Störungen, insbesondere während Sitzungen, müssen zügig und vor Ort von einem technischen Support behoben werden. Diese Unterstützung darf nicht zeitlich beschränkt sein. Auch außerhalb von Kernarbeitszeiten wird verhandelt und muss der Bereitschaftsdienst arbeitsfähig sein.